KPI là gì? KPI là tên viết tắt của Key Performance Indicator, trong tiếng Anh nó có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc.
KPI được biết đến như một công cụ để kiểm tra, kiểm soát cũng như đo lường công việc và đánh giá mức độ thực hiện công việc của nhân sự hay các tổ chức, tập thể, cá nhân.
Dựa trên những đánh giá của KPI, các công ty, doanh nghiệp hay các nhà đầu tư, nhà hoạch định chiến lược sẽ biết được hiệu quả công việc của các cá nhân, tập thể, từ đó có những đánh giá đúng đắn để trả lương, thưởng phạt rõ ràng.
Bên cạnh đó, thông qua KPI, các nhà đầu tư, các nhà nghiên cứu phát triển chiến lược sẽ đề ra các phương án thực hiện công việc cũng như các mục tiêu cần đạt được dựa trên năng lực thực tế để phát triển công ty, doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất.
Nếu bạn tìm hiểu KPI là gì thì sẽ biết nó bao gồm rất nhiều loại. Đối với KPI, mỗi công ty, mỗi doanh nghiệp hay các chức danh sẽ có các tiêu chuẩn đánh giá KPI khác nhau. Thông thường, với các công ty, mỗi chức danh sẽ có một bản mô tả công việc khác nhau.
Nắm chắc được mức độ hoàn thành công việc so với các mục tiêu mà cấp trên đã đặt ra.
Luôn có tinh thần tạo động lực, cảm hứng làm việc, hướng tới một mục tiêu nhất định trong khi thực hiện công việc.
Cẩn thận, tỉ mỉ, phát hiện kịp thời các sai sót, khuyết điểm trong quá trình thực hiện công việc cũng như thực hiện tiến độ công việc để có những điều chỉnh thích hợp sao cho kịp tiến độ công việc.
Khi bạn được tuyển dụng vào vào vị trí công việc đó, bạn cần thực hiện công để đảm bảo việc đạt được KPI theo yêu cầu và KPI này được áp dụng cho tất cả mọi người cùng chức danh. Ví dụ, khi bạn là nhân viên, bạn cần đạt được những tiêu chuẩn cơ bản như:
Nắm bắt, theo dõi việc thực hiện công việc của nhân viên một cách công khai, minh bạch, chính xác, trực quan, không mang tính cá nhân, thiên vị. Từ những đánh giá đó đưa ra nhưng mức độ khen thưởng cũng như các hình thức kỷ luật phù hợp đối với nhân viên.
Khảo sát việc thực hiện tiến độ của công việc cũng như nâng cao hiệu quả quy trình nghiệm thu, đánh giá hiệu quả, kết quả đạt được.
Trong trường hợp, bạn là ở vị trí lãnh đạo, quản lý các phòng ban, nhân sự hay quản lý cấp cao của công ty, các tiêu chí đặt ra trong việc đánh giá KPI sẽ có những yêu cầu cao hơn:
Trong thời đại kinh tế mở cửa như hiện nay, ngày càng nhiều các công ty được thành lập. Bên cạnh những công ty và doanh nghiệp trong nước, có rất nhiều những công ty nước ngoài đã và đang xâm nhập vào thị trường kinh tế Việt Nam. Hệ thống KPI chính là sự lựa chọn được nhiều doanh nghiệp tin dùng.
KPI là gì và cách xác định KPI như thế nào là những câu hỏi được đặt ra nhiều nhất. Việc xác định KPI không hề đơn giản và đòi hỏi người quản lý phải nắm bắt được những vấn đề cơ bản trong nội dung của KPI là gì cũng như các mục tiêu cơ bản mà công ty đã đặt, từng bước lên kế hoạch để thực hiện cũng tiêu và xác định ai là người sẽ tham gia hoàn thành các mục tiêu ấy.
Để làm được điều này đòi hỏi các nhà quản lý, trưởng các bộ phận, phòng ban phải theo dõi sát sao, nắm bắt được tình hình nhân sự cũng như năng lực của từng người và luôn bám sát các mục tiêu cũng như các kế hoạch đã đặt ra cũng như những người thực hiện các kế hoạch, mục tiêu đó để có thể đánh giá KPI một cách chính xác nhất.
Từ những mục tiêu, kế hoạch cũng như lựa chọn nhân sự, bạn có thể đưa ra những câu hỏi dựa trên những gì bạn quan sát được cũng như các kế hoạch cụ thể để xác định KPI theo những bước sau:
Kết quả bạn mong muốn đạt được khi thực hiện các mục tiêu, kế hoạch của công ty là gì?
Tại sao bạn thấy kết quả đó quan trọng?
Để đo lường được công việc bạn phải làm như thế nào?
Bạn có thể tác động như thế nào đến kết quả đạt được?
Ai sẽ là người chịu trách nhiệm cao nhất về kết quả kinh doanh?
Làm thế nào để bạn có thể biết được mình đã đạt được kết quả như mục tiêu đã đề ra?
Bạn có thường xuyên đánh giá tiến độ của kết quả không và bạn thực hiện nó như thế nào?
Dựa trên một số những câu hỏi thông thường, bạn có thể xác định KPI một cách đơn giản nhất và đây cũng là thang điểm để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của bạn, là động lực để bạn có thể phấn đấu hơn trong công việc.
Hệ thống KPI tập trung vào đầu ra
Đây là một hệ thống tương đối đơn giản và quen thuộc đối với các nhà quản lý nhân sự. KPI đầu ra cho phép đánh giá một cách đơn giản, nhanh chóng các hoạt động, mục tiêu đạt được dựa trên những kế hoạch đã lập sẵn.
Tuy nhiên KPI đầu ra cũng có nhiều điểm hạn chế đó là không linh hoạt, thường mang tính khuôn khổ, rất khó áp dụng trong trường hợp kế hoạch, mục tiêu cần phải điều chỉnh, thay đổi để phù hợp với thực tế thị trường.
Một điểm hạn chế nữa của KPI đầu ra khiến nó ít được áp dụng đó là không tạo điều kiện thúc đẩy nhân viên tư duy, sáng tạo, giải quyết công việc một cách linh hoạt.
Hệ thống KPI hành vi
KPI là gì? Nếu bạn đã từng giao dịch hoặc hợp tác với các công ty nước ngoài thì hệ thống KPI hành vi khá phổ biến. Tuy nhiên, tại Việt Nam, hệ thống này lại tương đối mới mẻ và tỏ ra không hiệu quả đối với doanh nghiệp, công ty nhà nước.
Bởi lẽ, đây là hệ thống đánh giá thái độ, hành vi, cách ứng xử của mọi người tùy theo các chức danh cụ thể. KPI hành vi không chỉ được đánh giá bởi các nhà quản lý, lãnh đạo công ty mà nó còn được đánh giá bởi các đồng nghiệp và khách hàng, đối tác.
Hệ thống KPI năng lực
KPI năng lực chú trọng đánh giá khả năng, năng lực của nhân viên. Đối với từng chức danh, vị trí công tác, KPI năng lực lại đưa ra các yêu cầu khác nhau và có thể thay đổi tùy theo từng trường hợp cụ thể. Mặt khác, không giống như KPI đầu ra, KPI năng lực tập trung tìm nguyên nhân chứ không chú trọng nhiều đến kết quả.
Khi đã nắm được khái niệm KPI là gì, tiêu chuẩn đánh giá KPI, cách xác định cũng như phân loại KPI thì bạn cũng cần lưu tâm đến những ưu nhược điểm của hệ thống này như sau:
Ưu điểm của KPI
KPI giúp các công ty, doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên, từ đó có cơ sở khách quan để đề ra các mức thưởng phạt rõ ràng. Bên cạnh đó, KPI còn giúp các công ty hoạch định các chiến lược phát triển dựa trên năng lực của nhân viên. Đồng thời, KPI còn là sợi dây gắn kết các thành viên trong công ty.
Nhược điểm của KPI
Bên cạnh những ưu điểm, KPI cũng có những điểm hạn chế như phụ thuộc nhiều vào người quản lý công ty, đòi hỏi phải là người thực sự hiểu về KPI là gì và có tiếng nói trong công ty. Hơn nữa, KPI chỉ nên áp dụng trong một thời gian ngắn nếu không sẽ không đạt được kết quả như mong đợi.