Việc đánh giá sự kiện nên được thực hiện ngay để người tổ chức event kịp thời nhìn nhận các thiếu sót vừa xảy ra. Không nên để quá lâu bởi việc đánh giá sẽ không còn đầy đủ, vấn đề không còn nóng khiến người tổ chức và người thực hiện không còn ấn tượng về nó. Một số bước đánh giá sự kiện thường xuyên được sử dụng như:
Bước 1: Thu Thập Phản Hồi Từ Phía Khách Hàng Và Người Tham Dự
Kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho thấy có nhiều người tham dự không muốn điền vào bảng tiêu chí đánh giá sự kiện, đặc biệt là ở những sự kiện tầm cỡ, có số lượng người tham dự lớn. Để chắc chắn người tham dự cung cấp đầy đủ thông tin, bạn có thể phát kèm vé và xem việc điền thông tin như một “thủ tục” để nhận quà trước khi ra về hay sử dụng để bốc thăm trúng thưởng quà tặng.
Bạn không tổ chức sự kiện cho bạn, mà còn cho khách hàng hay công ty, bởi vậy đo lường mức độ hài lòng của khách hàng/ sếp được coi là điều đặc biệt quan trọng.
Ở góc độ người tổ chức sự kiện, bạn nhìn thấy sự kiện hoạt động suôn sẻ, đông người tham dự là thành công. Nhưng dưới góc độ của người khác, họ mong muốn sự kiện phải thể hiện được chiến lược mục tiêu; sản phẩm, dịch vụ của họ được quảng bá rộng rãi… Do đó, hãy hỏi họ có gì cần phải thay đổi, cải thiện nữa không để biết đích xác công việc tiếp theo cần làm những gì.
Bước 3: Họp Ngay Sau Sự Kiện
Sau thực hiện chương trình, tốt nhất nên tiến hành một cuộc họp với các thành viên trong nhóm để cùng nhau đánh giá, nhận xét. Mọi người có thể thẳng thắn đưa ra các đóng góp, ý kiến để người quản lý sự kiện ghi chép, sử dụng làm báo cáo và có hướng đi phù hợp nhất cho các sự kiện được tổ chức vào lần sau.
Bước 4: Lập Bảng Tổng Kết Đánh Giá Sự Kiện
Bạn có thể tham khảo các tiêu chí, mẫu báo cáo đánh giá sự kiện sau đây. Nên đánh giá theo thang điểm 1 đến 5 hoặc “Tốt, trung bình, tệ”.
Đo Lường Mục Tiêu Truyền Thông Sự Kiện Đã Đạt Được
Sự kiện được tổ chức nhằm mục đích gì? Tổ chức lễ ra mắt giới thiệu sản phẩm mới; xây dựng, quảng bá hình ảnh, thương hiệu cho công ty; hay chỉ để thu hút sự chú ý của khách hàng… ? Sau sự kiện, mục tiêu đó có đạt được hay không và mức độ đạt được là?
Lên Kế Hoạch Đánh Giá Tổ Chức Sự Kiện
– Tính khả thi của kế hoạch (toàn bộ quá trình thực hiện có đúng theo kế hoạch hay không, có chỗ nào không thể thực hiện được, vì sao)
– Khả năng hấp dẫn của nội dung (Các hoạt động có đa dạng không, nội dung có gì đặc sắc không, ý tưởng đưa ra có khiến khách hàng thích thú đón nhận không)
– Thiết kế chương trình (Màu sắc, bố cục, phong cách có phù hợp đối tượng khách tham dự không..)
– Thuê địa điểm tổ chức sự kiện (địa điểm thuê tổ chức event có gần trung tâm không, giao thông có thuận tiện không)
– Việc xin giấy phép tổ chức (có suôn sẻ không, có đúng hạn không)
Hoạt Động Truyền Thông, Quảng Cáo
– Bài PR trên báo (có lên được các báo cam kết, có phải sửa lại nội dung không)
– Treo băng rôn, dán poster (độ phủ của bandrol, poster thế nào)
– Phát tờ rơi (tỷ lệ khách hàng biết đến chương trình qua tờ rơi)
– Rải link trên các forum, mạng xã hội (số lượt xem, số lượt phản hồi, số người quan tâm)
Khâu Set Up, Trang Trí
– Không gian tổng thể của Event
– Lắp đặt và trang trí sân khấu (mức độ thẩm mỹ, decor thế nào, backdrop thế nào)
– Sắp xếp khu vực lễ tân, quầy bán vé (Set up quầy bán vé thuận tiện chưa? Quầy lễ tân có dễ tìm kiếm không?)
– Tiện ích khác: Chỗ đậu xe, toilet (Chỗ đậu xe đã tiện lợi chưa, Toilet có thuận tiện cho khách dùng hay không)
Bộ Phận Kỹ Thuật
– Lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu (Âm thanh ánh sáng hoạt động thông suốt không; âm thanh nghe có rõ không, có bị vang không; sân khấu có đẹp không…)
– Hệ thống thiết bị trình chiếu (thiết bị trình chiếu set up đã tốt chưa, có bị ngắt giữa chừng không…)
– Nguồn điện (có ổn định không?)
Đội Ngũ Nhân Sự
– MC (Nói chuyện có lưu loát, ứng xử có linh hoạt, có thu hút khán giả không…)
– Chương trình biểu diễn của ca sĩ, nhóm nhảy (có đúng với lịch trình hay không, biểu diễn có hấp dẫn và không…)
– Sự có mặt của khách mời, đại diện công ty, khách VIP (cách họ phát biểu khai mạc, chào đón khách tham dự đã ổn chưa…)
– Thái độ làm việc của PG, PB (Trang phục có đẹp và phù hợp chương trình không, có lịch sự, chuyên nghiệp không, có nghiêm túc không…)
– Chuẩn bị quà tặng (quà tặng có phù hợp với đối tượng khách không, mức độ thừa thiếu ra sao)
– Phương tiện đi lại
– Gởi giấy mời, confirm sự có mặt của khách mời
– Tiệc và đồ uống tại sự kiện (Có phù hợp không, có ngon không, khách mời có phải đợi lâu không…)
Tổ Chức Thực Hiện Sự Kiện
– Khâu đón khách (Có người tiếp đón không, quy trình đón khách như vậy đã hợp lý chưa, có bắt khách chờ đợi lâu không…)
– Việc phát quà mẫu, tặng quà (Tặng trước hay sau chương trình…)
– Việc bán vé (Việc bán vé thế nào? Có dễ dàng mua vé không…)
– Biện pháp thu hút khách, làm nóng tại chương trình (có hoạt động gì để đón tiếp khách)
Điều Phối Sự Kiện, Giải Quyết Rủi Ro
– Mức độ ăn ý trong phối hợp thực hiện, việc điều phối nhân sự (đã hợp lý hay chưa…)
– Chạy thử, tổng duyệt
– Thời gian thực hiện (Thời gian bắt đầu Event, thời gian kết thúc Event, thời gian chạy phần khai mạc, thời gian chạy phần giới thiệu nội dung, chương trình có trục trặc gì xảy ra ko, có nhiều thời gian chết không)
– Sự linh hoạt giải quyết các tình huống
– Các phát sinh ngoài kế hoạch, nguyên nhân
– Số lượng khách tham gia tương tác
– Thành phần khách tham gia
– Tỷ lệ hợp đồng được ký
– Tỷ lệ đăng ký trò chơi
– Mức độ nhận biết sản phẩm/thương hiệu
Công Việc Sau Event
– Thu dọn hiện trường
– Trả vật dụng thuê mượn
– Thanh toán tiền cho nghệ sỹ, nhà cung cấp
– Làm báo cáo tổng kết tài chính
Đánh Giá Tổng Thể Sau Khi Tổ Chức
– Mức độ truyền tải của thông điệp, ý tưởng qua Event (qua thông điệp, slogan, cách bài trí, hoạt động…, và xem mọi thứ có nhất quán hay không…)
– Sự ăn khớp giữa thời gian, lịch trình của của bản kế hoạch tổ chức và thực tế khi sự kiện diễn ra.
Viet Vision Team Building – Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp – Uy Tín